Как использовать WordPress в качестве системы управления документами

Из простой платформы для блоггинга WordPress превратился в мощный инструмент CMS, который люди используют для своих уникальных задач. В этой статье мы покажем вам как использовать WordPress в качестве системы управления документами. Целью будет являться использование WordPress как платформы для совместной работы, что позволит командам одновременно работать над документами, настроить управление файлами, рабочий процесс и хостинг файлов.

Настраиваем вашу систему управления документами

Первым делом вам необходимо установить и активировать плагин WP Document Revisions. После активации плагин добавит новый элемент в меню под названием “Documents” в сайдбар административной панели WordPress. Клик по нему переместит вас на страницу Документы (Documents).

Работа с Документами

Для того, чтобы добавить новый документ, кликните по “Add Document”. Вы окажетесь на странице Add New Document, где можно задать этому документу заголовок и загрузить его в WordPress. Также можно выбрать рабочее его состояние из выпадающего меню Workflow State. По-умолчанию у вас есть состояния: initial draft (черновик), in progress (в процессе), final (итоговый) and under review (на рассмотрении). Вы можете назначить владение документом любому пользователю на вашем сайте WordPress. Статус публикации по-умолчанию для нового документа установлен в “Privately Published”, что означает, что документ доступен для других пользователей в вашей системе. Также можно защитить документ паролем или сделать его публично доступным для фронтенда вашего сайта.

WP Document Revisions позволяет пользователям проверять документы. Система управления документами блокирует документ, который находится на проверке. Если другой пользователь попытается отредактировать этот документ, он увидит уведомление, что первый пользователь на текущий момент работает над документом и он является заблокированным. Однако, если у второго пользователя будут соответствующие права, то он сможет «перехватить» управление заблокированным документом.

Управление ролями пользователей в WP Document Revisions

WP Document Revisions пользуется существующей системой управления пользователями WordPress. Права пользователей в управлении системой документов схожие с правами пользователей блога WordPress.

Contributors (Подписчики) могут создавать новые документы, однако не могут их загружать. Подписчики также могут скачивать опубликованные документы, однако у них нет прав просматривать приватно опубликованные документы, созданные другими пользователями.

Authors (Авторы) могут создавать и загружать новые документы. Также они могут скачивать публично опубликованные документы и редактировать свои собственные.

Editors (Редакторы) могут работать со всеми документами, удалять их и изменять текущее состояние оных. Они не могут добавлять новых пользователей в систему.

Administrators (Администраторы) могут совершать все действия, а также могут добавлять пользователей в систему управления документами.

Рабочие состояния документов

По-умолчанию у вас есть состояния: initial draft (черновик), in progress (в процессе), final (итоговый) and under review (на рассмотрении). Переходим в Documents » Workflow States для создания новых состояний или редактирования существующих.

WordPress в качестве платформы и WP Document Revisions в качестве системы управления документами предоставляют бесплатную альтернативу дорогостоящим системам совместной работы.

Мы надеемся, что вы воспользуетесь плагином WP Document Revisions для решения своих задач по созданию системы управления документами в WordPress.

По всем вопросам и отзывам просьба писать в комментарии ниже.

Не забывайте, по возможности, оценивать понравившиеся записи количеством звездочек на ваше усмотрение.